Начнём с определения дебиторской задолжденности. Термин происходит от от латинского debet - "он должен". Поэтому дебиторская задолженность - это сумма денежных средств и прочих активов, которые одна организация (юридическое лицо или индивидуальный преприниматель) может требовать от своего конрагента за поставленную товары, оказанные услуги, выполненные работы.
1. Для взыскания дебиторской задолженности в ОБЯЗАТЕЛЬНОМ ПОРЯДКЕ нужны первичные учётные документы. При совершении сделок или иных операций, связанных с хозяйственной жизнью организации (индивидуального предпринимателя) всегда составляются первичные учётные документы. Эта обязанность предусмотрена в ст. 9 Федерального закона от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ "О бухгалтерском учёте". При отсутствии таких документов вы не только столкнётесь с трудностями при взыскании дебиторской задолженности, но и можете получить неприятный опыт при взаимодействии с налоговыми органами. К первичным учётным документам относят:
- договор (соглашение).
- счёт на оплату.
- платёжные документы (платёжное поручение, кассовые чеки, бланки строгой отчётности и т.п.).
- товарная накладная или иной универсальный передаточный документ.
- транспортная накладная.
- акт выполненных работ или оказанных услуг.
Это необходимый минимум. Перечень документов не является исчерпывающим и может меняться в зависимости от вида вашего бизнеса, а также от особенностей документооборота. К примеру, при договоре строительного подряда в обязательном порядке нужно требовать доверенности от прорабов и иных лиц, задействованных в приёмке работ.
2. Требования к первичным учётным документам. Их несколько, они указаны в Федеральном законе "О бухгалтерском учёте". Обязательными реквизитами являются:
- наименование документа.
- дата составления документа.
- наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя, составившего документ.
- содержание факта хозяйственной жизни (поставка товара, выполнение услуги, принятие выполненной работы и т.п.).
- величина натурального и (или) денежного выражения хозяйственной операции с указанием единицы измерения (стоимость единицы товара, количество единиц, денежная валюта и т.п.).
- наименование и должности лиц, совершивших хозяйственную операцию (должность, фамилия, имя отчетство и т.п.).
- подписи лиц, совершивших хозяйственную операцию.
Обратите внимание, подписи должны быть ОБЯЗАТЕЛЬНО! Оттиск печати может быть не проставлен, потому что его наличие не является обязательным атрибутом для документов, подтверждающих факт хозяйственной операции. Подпись должна быть в любом случае потому, что только она является выражением воли конкретного лица на совершение сделки, отгрузку товара, приёмку услуг и т.п.
3. Формы перчичных документов. Их всего две - бумажная и электронная. С бумажной формой трудностей, как правило не возникает, а вот с электронной часто возникают вопросы.
Во-первых, сканированная версия бумажного первичного документа - это не электронная форма. Это электронный образ бумажного документа. Когда вы обратитесь в арбитражный суд с иском о взыскании дебиторской задолженности и представите только распечатанную сканированную копию документа, при отсутствии бумажной (подлинника), то ваш оппонент может отрицать факт составления и подписания этого документа как такового. Чтобы доказать обратное придётся потрудиться уже вам и прибегнуть к различным ухищрениям. Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации допускает рассмотрение дела по копиям документов, но только при условии, что вторая сторона признает копии документов в качестве подлинных и не требует от вас представить подлинники.
Во-вторых, электронная версия должна быть подписана электронной подписью. Это удобно, позволяет быстро направлять контрагенту документы, а также, при необходимости, подтвердить факт направления первичных документов. При этом я рекомендую делать "выгрузку" электронных документов на отдельные носители информации или переводить их в бумажную форму. Конечно, с сохранением идентификационных данных электронной подписи. Так вы гарантированно будете иметь подтверждение фактов совершения хозяйственных операций в случае какого-либо сбоя у оператора электронного документооборота!